Expresiones para reprogramar reuniones
Sería estupendo poder llegar siempre a tiempo a todas las citas que acordamos, pero desafortunadamente eso no es realista. A veces ocurren cosas inesperadas y sencillamente no siempre estamos disponibles cuando pensábamos que lo estaríamos.
Cuando ocurra, hay que estar preparado con las expresiones adecuadas para que el cambio se efectúe sin problemas y en el momento más conveniente para todos. En este artículo vamos a ver algunas expresiones útiles para e-mail y mensajes de texto, pero también para una conversación telefónica e incluso para hablar cara a cara.
Realizar cambios
El procedimiento de reprogramación suele seguir los mismos pasos básicos:
-Disculparse por no haber podido quedar a la hora prevista.
-Justificar la necesidad de aplazar la cita
-Proponer una nueva reunión
Para la primera parte, se pueden aplicar disculpas estándar como “I’m (really) sorry, but~” o “Unfortunately~.” Después, prueba una de las siguientes expresiones.
Push back
Se utiliza cuando necesitas reunirte más tarde de la hora original que habías decidido. Se puede utilizar para horas concretas o para días enteros. Tanto “push back a meeting” como “push a meeting back” están bien.
I’m sorry, but my train is late. Can we push the meeting back to 3 p.m.?
Lo siento, pero mi tren llega tarde. ¿Podemos retrasar la reunión para las 3 p.m.?
Sue called to say she has to push back the lunch meeting to 12:30. Is that OK?
Sue llamó para decir que tiene que retrasar la reunión del almuerzo a las 12:30. ¿Te parece bien?
Bring forward
Es el opuesto de "push back." Si la hora elegida es demasiado tarde, también puedes sugerir una hora más temprana.
My son’s music lesson starts at 5 instead of 6. Can we bring our meeting forward an hour?
La clase de música de mi hijo empieza a las 5 en vez de a las 6. ¿Podemos adelantar la reunión una hora?
The announcement said the staff meeting will be brought forward to 2 p.m.
Según el anuncio, la reunión de personal se adelantará a las 14.00 horas.
También puedes utilizar estas expresiones para hablar de los plazos de entrega en el trabajo.
The team is moving so quickly that we've brought our delivery date forward by two months.
El equipo va tan rápido que hemos adelantado dos meses la fecha de entrega.
Delays with our supplier mean we need to push back our target dates.
Las tardanzas de nuestro proveedor nos obligan a retrasar las fechas previstas.
Postpone
"Postpone" es un verbo que significa "trasladar a un momento posterior". Las cosas pueden posponerse por decisión de alguien o por situaciones que no se pueden controlar.
I'm sorry, everyone, but we'll need to postpone the company party until the boss has recovered from his injury.
Lo siento, pero tendremos que aplazar la fiesta de empresa hasta que el jefe se recupere de su lesión.
Unfortunately, my flight has been postponed because of the snow storm. Can we move our meeting to tomorrow afternoon?
Lamentablemente, mi vuelo ha sido aplazado por la tormenta de nieve. ¿Podemos trasladar nuestra reunión a mañana por la tarde?
Reschedule
Por supuesto, también puedes utilizar “reschedule” si necesitas modificar tus planes.
Unfortunately, my assistant made a mistake on my calendar and I can’t meet at our original time, so we’ll need to reschedule. Are you available on Thursday between 2 and 4?
Desafortunadamente, mi asistente cometió un error en mi calendario y no puedo reunirme a la hora original, así que tendremos que reprogramar. ¿Estás disponible el jueves entre las 2 y las 4?
"Something's come up"
Es una expresión útil para decir que tu horario ha cambiado inesperadamente, pero sin dar detalles. En este caso "come up" significa "aparecer de repente". Suele utilizarse cuando la hora de la cita original se acerca.
I apologize, but something's come up and I won't be able to attend the event tonight. I hope you'll invite me to the next one.
Pido disculpas, pero me ha surgido un imprevisto y no podré asistir al acto de esta noche. Espero que me inviten al próximo.
I'm really sorry, but something important came up that I need to deal with immediately. Are you available to meet next week instead?
Lo siento mucho, pero ha surgido algo importante y tengo que ocuparme inmediatamente. ¿Estás disponible para vernos la semana que viene?
Move things around
Se trata de una expresión habitual para responder a la petición de alguien de reprogramar una actividad. Básicamente significa "reorganizar un calendario de actividades". Por ejemplo, si cambias la reunión de la mañana por una reunión para comer, puede que entonces tengas que cancelar o reprogramar un plan que ya tenías para la tarde.
Pepper
Are you free at 7 tonight?
¿Estás libre mañana por la noche a las 7?
Tony
Yes, but I'll have to move some things around.
Sí, pero tendré que mover algunas cosas.
Otras expresiones comunes para programar y reprogramar
Work
Similar a verbos como "make" y "do," "work" es útil en muchas situaciones diferentes. Para programar una reunión, si una fecha u hora "works", significa que es conveniente y que es un buen momento para reunirse.
How about Tuesday at 6 p.m.? Does that work for you?
¿Qué tal el martes a las 6 p.m.? ¿Te parece bien?
If that isn't a convenient time, please let me know what would work for you.
Si no te viene bien a esa hora, por favor, dime qué te vendría mejor.
Tight
Cuando hablamos de agendas y reuniones, el adjetivo "tight" significa "muy ocupado". Imagina un calendario que tiene actividades planificadas casi todo el día, todos los días. Al igual que la ropa ajustada, ¡una agenda apretada no te deja mucho espacio para moverte!
She always has a tight schedule. We only have time to meet on the weekends.
Siempre tiene una agenda apretada. Sólo tenemos tiempo para vernos los fines de semana.
His schedule is always tight at the end of the year.
Su agenda siempre está apretada a final de año.
Fit (someone/something) in
Algunas reuniones no requieren reprogramación. Si hay suficiente tiempo libre entre otras actividades, basta con añadir una nueva y hacerlas todas. Utilizamos "fit" junto con la persona o actividad de la que se está hablando.
Mr. Saito is busy in the afternoon, but he can fit you in before his 5 o'clock appointment.
El Sr. Saito está ocupado por la tarde, pero puede hacerse un hueco antes de su cita de las 5.
I wish I could fit lunch in with you today, but I'm just too busy!
Ojalá pudiera hacerme un lugar para comer contigo hoy, pero estoy demasiado ocupada.
Una versión más fuerte de esta expresión es "squeeze in," lo que sugiere que sólo se dispone de muy poco tiempo libre.
I'm sorry for the short notice, but can you squeeze in a quick conference call before you leave?
Siento avisarte con tan poca antelación, pero ¿podrías hacer una teleconferencia rápida antes de irte?
Rain check
Esta expresión procede de los eventos al aire libre que se cancelan por mal tiempo. Las personas que compraron entradas reciben "rain checks" que les permiten acudir a otro evento en el futuro.
Pedir un aplazamiento no es lo mismo que reprogramar una cita. Reprogramar significa elegir una nueva hora o fecha para una cita que sea más conveniente. El aplazamiento, sin embargo, es para un momento futuro que aún no se ha decidido.
Si no estás seguro de cuándo estarás disponible para otra reunión, pídelo para otro día. Esta expresión es un poco más informal que las otras que hemos tratado en este artículo, así que es mejor utilizarla con amigos en situaciones informales.
It looks like I will be very busy for a while. Can I get a rain check? Maybe we can meet next week.
Parece que voy a estar muy ocupado durante un tiempo. ¿Lo dejamos para otro día? Quizá podamos vernos la semana que viene.
Thank you for inviting me, but unfortunately I can't go tonight. But I'll take a rain check!
Gracias por invitarme, lamentablemente no puedo ir esta noche. Pero lo dejaremos para otro día.
La próxima vez que llegues tarde…
Las sorpresas y los cambios inesperados son parte normal de la vida, así que no te sientas mal cuando tengas que reprogramar tus planes. Simplemente sé educado, discúlpate y sugiere un nuevo día u hora que sea mejor. Utiliza estos ejemplos como guía y elige el que mejor se adapte a tu situación.
